Transparant
Doel van de planning & controlcyclus is het beleidsmatig vooruitkijken en sturen op de inzet van mensen en middelen. Ook wordt de voortgang vastgelegd en daar waar nodig wordt bijgestuurd om vervolgens verantwoording af te leggen.
Het primaire doel van de planning-en-controlcyclus is om beheersing te krijgen over het beleid en de bedrijfsvoering. De PenC-cyclus moet inzicht geven in hoeverre de Regio haar doelstellingen bereikt en welke (financiële) middelen daarbij nodig zijn.
Hoe ziet een PenC-cyclus eruit?
Een deel van de PenC-cyclus is wettelijk voorgeschreven. De Regio moet een begroting en een jaarrekening maken. De inhoud van deze stukken is ook voor het grootste deel voorgeschreven. De begroting en de jaarrekening maken dus altijd onderdeel uit van de PenC-cyclus. Daarnaast maakt de Regio een kaderbrief en wordt er jaarlijks één of meer rapportages over de voortgang gemaakt.
1. Kaderbrief – de algemene financiële en beleidsmatige kaders
De Regiobegroting wordt ieder jaar opgesteld en wordt voorafgegaan door een kaderbrief, die daarmee meteen de start is van elke jaarcyclus planning & control. In de kaderbrief informeren wij de raden van de deelnemende gemeenten over de financiële trends en programmaontwikkelingen (de algemene financiële en beleidsmatige kaders) die van betekenis zijn voor de volgende begroting van de Regio. Deze financiële gevolgen worden verwerkt in de ontwerpbegroting.
2. Regiobegroting – het beleidsmatig vooruitkijken en sturen
De ontwerpbegroting is ingedeeld in programma’s, waarin per programma een samenhangend geheel van activiteiten is opgenomen. De ontwerpbegroting wordt aan de gemeenteraden van onze regiogemeenten voorgelegd via een zienswijzeprocedure, zodat raden in staat worden gesteld een formele reactie te geven op de plannen van de Regio. Aan de hand van de binnengekomen zienswijzen bekijkt de Regio welke belangen of feiten relevant zijn voor de ontwerpbegroting en of deze aangepast moet worden. Met het vaststellen van de Regiobegroting door het algemeen bestuur worden de afspraken, over wat de Regio wil bereiken, wat voor diensten er worden geleverd en wat het mag kosten, definitief gemaakt.
3. Bestuursrapportage – de voortgang vastleggen en daar waar nodig bijsturen
Een bestuursrapportage is een planning & controlrapport dat de voortgang en prognose laat zien van de Regiobegroting. Deze rapportage geeft op hoofdlijnen antwoord op de volgende vragen:
- Ligt de Regio qua begroting op koers en waar moet worden (bij)gestuurd?
- In hoeverre is sprake van financiële wijzigingen c.q. een begrotingswijziging?
- Met welke nieuwe (onvoorziene) ontwikkelingen heeft de Regio te maken?
4. Jaarstukken – het afleggen van verantwoording
Aan het eind van de jaarcyclus wordt verantwoording afgelegd in de jaarstukken. Enerzijds gaat het om de realisatie van de beleidsdoelen en de daarbij horende prestaties (jaarverslag) en anderzijds wordt het financiële resultaat bepaald en wordt een toelichting op verschillen gegeven (jaarrekening). De indeling van de jaarstukken is vergelijkbaar met de Regiobegroting. Met ingang van het verslagjaar 2023 is ook een rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van de jaarstukken. Met deze rechtmatigheidsverantwoording legt het dagelijks bestuur van de Regio verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Als laatste wordt inzake de bestemming van het resultaat een ontwerpvoorstel voorgelegd aan gemeenteraden via de zienswijzeprocedure. De jaarcyclus is daarmee rond.
